Doelen stellen

Doelen staat als één blokje in de Quinnova Projectaanpak, maar om tot een goede doelstelling te komen is het goed om het volgende, meer uitgebreide schema te bekijken:

Doelen

Vanuit een groter geheel (dat kan de bedrijfsstrategie zijn of het doel van een bestaand programma of groot project) is er een idee (of concept of deeloplevering) dat bijdraagt aan het grotere geheel. Om dat idee te realiseren, heb je te maken met verschillende belangen, binnen en buiten de organisatie. Alle belangen dienen te worden vertegenwoordigd bij het opstellen van de visie en doelen. Een visie is een enkele zin die uitlegt wat het project beoogt en waarom. Vanuit de visie kun je doelen (of voorwaarden) opstellen.

Het is opvallend hoe weinig dit gebeurt. Projecten worden gestart vanuit een idee zonder duidelijk beeld van de belangen en doelen, of de doelen zijn wel bekend maar niet gecommuniceerd binnen het projectteam. Alleen als het gehele projectteam op de hoogte is van wat er precies gebeuren moet, kan de output van dat team maximaal zijn. Zie ook het belang van een duidelijke bedrijfsstrategie:

Can you say what your strategy is?

Door het stellen van duidelijke doelen geef je het projectteam ook de maximale vrijheid om tot de beste oplossing te komen. Wie de oplossing voorkauwt, maakt geen gebruik van de expertise en het creatieve vermogen van de mensen die het meeste van het gebied af weten. Wie geen duidelijke doelen stelt, kan niet verwachten dat hij of zij de juiste oplossing krijgt.

Het is vaak eenvoudig om een lijstje te maken van de belangen die spelen bij een idee. Voor een helder beeld is het goed om belangen of stakeholders (belanghebbenden) te prioriteren:Stakeholder Prioritisation

Een mooi sjabloon voor een visie is de Elevator Pitch:

Elevator Pitch

 

Om doelen te beschrijven is het nodig een brainstorm te organiseren waarin alle belangen zijn vertegenwoordigd. Belangrijk is om doelen meetbaar te maken, zodat je gedurende het project voortgang kunt rapporteren. Als alle doelen bekend zijn, kunnen ze worden gemapt naar stakeholders:

Goal-Stakeholder mappingJe kunt stakeholders ook doelen laten prioriteren met bijvoorbeeld dot-voting:

Dot Voting

Soms is de situatie ingewikkeld en heb je eigenlijk geen idee hoe te beginnen. In dat geval is Strategy Briefing een goed idee. Bij het opstellen van de visie en de doelen is het belangrijk ook te vermelden wat je allemaal niet doet. Dit maakt het vaak duidelijker wat wel de bedoeling is.

Tenslotte is het goed om doelen meetbaar te maken. Het belang hiervan bespreken we onder Evaluatie. Doelen stellen is doorgaans de meest detaillistische activiteit voor het management. Het projectteam stelt vervolgens een backlog op.

De rol van Quinnova

Wij kunnen een workshop van ongeveer een dag met alle stakeholders faciliteren. Het resultaat van de workshop is:

  • Visie en hoe deze bijdraagt aan de strategie
  • Een geprioriteerde lijst van doelen
  • Hoe doelen zich verhouden tot stakeholders

Deze workshop is onderdeel van de Quinnova Quickscan. Neem voor meer informatie contact met ons op.

Volgend artikel: Van doelen naar backlog.